L’obtenció de productes de la Xina s’ha convertit en una estratègia clau per a les empreses que busquen reduir costos i accedir a una àmplia gamma de productes. Tanmateix, aquest procés no està exempt de riscos. Els productes falsificats, els productes de mala qualitat, els enviaments retardats i els proveïdors poc fiables són alguns dels reptes que poden enfrontar les empreses. La diligència deguda és la pedra angular per evitar aquests riscos, assegurant-vos que la vostra experiència d’aprovisionament sigui exitosa i que els vostres interessos financers estiguin protegits.
La diligència deguda a l’hora d’aprovisionar-se des de la Xina implica una investigació exhaustiva, una avaluació de riscos i passos proactius per verificar la legitimitat i la fiabilitat dels proveïdors. També inclou garantir que els productes compleixen els estàndards de qualitat, els requisits legals i les regulacions de la indústria.
Per què la deguda diligència és crucial a l’hora d’aprovisionar-se de la Xina
Riscos d’aprovisionament de la Xina
El subministrament de la Xina presenta a les empreses nombrosos avantatges, però també comporta riscos. La distància entre el comprador i el proveïdor, les diferències en la cultura empresarial i les barreres lingüístiques poden provocar malentesos i errors. Sense la diligència deguda adequada, les empreses poden trobar-se davant de problemes greus, com ara:
- Problemes de qualitat del producte: recepció de mercaderies que no compleixen les especificacions acordades o són de qualitat inferior.
- Interrupcions de la cadena de subministrament: retards en la producció o l’enviament que poden interrompre les vostres operacions i afectar la satisfacció del client.
- Robatori de propietat intel·lectual: el risc de productes falsificats o d’ús no autoritzat dels vostres dissenys o tecnologia propietaris.
- Problemes de compliment legal i normatiu: incompliment de les lleis locals, regulacions del sector o estàndards de seguretat.
La diligència deguda ajuda a mitigar aquests riscos assegurant-vos que esteu treballant amb un proveïdor legítim i fiable que pugui satisfer les vostres expectatives de qualitat i lliurament.
Establir una forta relació amb els proveïdors
La diligència deguda no només consisteix a verificar la legitimitat del proveïdor, sinó també a construir una relació sòlida i a llarg termini basada en la confiança i el benefici mutu. Mitjançant la realització d’una investigació exhaustiva i la selecció del proveïdor adequat, podeu fomentar una millor comunicació, millorar la qualitat del producte i millorar l’experiència global d’aprovisionament.
- Millor pràctica: Invertiu temps en establir una relació amb els proveïdors i mantenir una comunicació oberta i transparent durant tot el procés. Això ajudarà a crear un entorn de col·laboració i facilitarà la resolució de qualsevol problema que pugui sorgir.
Passos clau per dur a terme la Due Diligence
Verificació de la legitimitat del proveïdor
El primer pas del procés de diligència deguda és verificar que el vostre potencial proveïdor xinès és legítim i capaç de complir la vostra comanda. Això implica confirmar les seves credencials comercials, l’estabilitat financera i la trajectòria al sector.
Comproveu les llicències i registre comercial
El primer que heu de fer és verificar que el proveïdor és un negoci legítim i registrat. A la Xina, els proveïdors s’han de registrar al govern i obtenir una llicència comercial. La llicència comercial ha d’incloure informació clau sobre l’empresa, com ara:
- Nom i adreça de l’empresa.
- Àmbit comercial: una descripció dels tipus de béns o serveis que el proveïdor està autoritzat a proporcionar.
- Número de registre i segell oficial.
Podeu sol·licitar una còpia de la llicència comercial i contrastar-la amb els registres públics. Algunes plataformes en línia, com Alibaba, ofereixen eines de verificació que ajuden a confirmar la legitimitat dels proveïdors.
- Millor pràctica: comproveu la llicència comercial del proveïdor amb l’autoritat governamental xinesa corresponent per assegurar-vos que és vàlida.
Estabilitat financera i condicions de pagament
Abans de comprometre’s amb una comanda, és important avaluar l’estabilitat financera del proveïdor. Això pot incloure revisar el seu historial de crèdit, les condicions de pagament i qualsevol problema anterior amb incompliments financers. També és important entendre com gestiona el proveïdor els processos de pagament, especialment quan es treballa amb nous proveïdors.
Podeu utilitzar serveis d’informes de crèdit de tercers, com ara Dun & Bradstreet o CreditSafe, per obtenir informes financers sobre proveïdors xinesos. Aquests informes us poden oferir una millor comprensió de la seva salut financera i operacions comercials.
- Bones pràctiques: treballeu amb proveïdors que ofereixin condicions de pagament clares i transparents. Eviteu proveïdors que sol·licitin grans pagaments per avançat sense oferir suficients garanties o que tinguin antecedents d’inestabilitat financera.
Serveis de verificació de tercers
L’ús de serveis de verificació de tercers és una altra manera eficaç de verificar la legitimitat del vostre proveïdor xinès. Aquests serveis poden realitzar comprovacions d’antecedents dels proveïdors, inspeccionar les seves fàbriques i verificar la qualitat del producte. Moltes empreses de tercers s’especialitzen en la verificació de proveïdors a la Xina, com SGS, Bureau Veritas i Intertek.
Aquests serveis proporcionen informació valuosa sobre la capacitat del proveïdor per satisfer les vostres necessitats i ofereixen una capa de seguretat a l’hora de realitzar transaccions internacionals.
- Millor pràctica: utilitzeu serveis de verificació de tercers per a una avaluació objectiva de tercers de la legitimitat i dels processos de control de qualitat del proveïdor.
Avaluació de la qualitat del producte
Un dels aspectes més crítics de l’aprovisionament de la Xina és garantir que els productes que rebeu compleixin els vostres estàndards de qualitat. La diligència deguda en aquesta àrea implica la confirmació de les especificacions del producte, els processos de control de qualitat i la realització d’inspeccions.
Especificacions del producte i personalització
Assegureu-vos que teniu les especificacions del producte clarament definides al vostre contracte. Això inclou descripcions detallades del producte, inclosos els materials, les dimensions, el disseny i la funcionalitat. Com més específic siguis sobre el producte, més fàcil serà verificar que el proveïdor ha complert les teves expectatives.
- Bones pràctiques: redacteu un document complet d’especificacions del producte que inclogui tots els detalls sobre el producte, com ara estàndards de qualitat, matèries primeres, dimensions i requisits d’embalatge. Compartiu aquest document amb el proveïdor i assegureu-vos que s’incorpora al contracte.
Sistemes de control de qualitat i certificacions
Un proveïdor fiable ha de tenir un procés de control de qualitat establert per garantir que els productes compleixen les especificacions acordades. Això pot incloure equips de control de qualitat interns, laboratoris de proves independents i certificacions que demostrin el compliment dels estàndards internacionals.
Les certificacions habituals que poden tenir els proveïdors a la Xina inclouen:
- ISO 9001: Sistemes de gestió de la qualitat.
- Marcatge CE: Conformitat amb els requisits de seguretat, salut i medi ambient de la Unió Europea.
- RoHS: Restricció de substàncies perilloses en equips elèctrics i electrònics.
Si proveu de productes en indústries regulades, com ara alimentàries o farmacèutiques, assegureu-vos que el proveïdor compleixi les normatives locals i internacionals pertinents.
- Millor pràctica: comproveu que el vostre proveïdor tingui les certificacions de qualitat adequades i realitzi proves periòdiques del producte. Sol·licitar documents de certificació i comprovar la seva validesa.
Mostra i assaig de productes
Sol·licitar mostres de productes és una de les maneres més efectives de verificar la qualitat dels productes abans de fer una comanda gran. Proveu les mostres per comprovar la funcionalitat, la durabilitat i el compliment de les vostres especificacions. També podeu utilitzar serveis d’inspecció de tercers per realitzar un control de qualitat de les mostres abans de procedir amb una comanda a granel.
- Bones pràctiques: sol·liciteu sempre mostres de productes abans de fer una comanda completa. Inspeccioneu les mostres acuradament o utilitzeu proves de tercers per assegurar-vos que compleixen els vostres estàndards de qualitat.
Realització d’auditories de fàbrica
Una de les maneres més completes de verificar les capacitats d’un proveïdor és mitjançant auditories de fàbrica. Una auditoria de fàbrica proporciona informació sobre els processos de fabricació del proveïdor, les condicions laborals, la capacitat de producció i el compliment dels estàndards de control de qualitat. Les auditories de fàbrica són especialment útils quan s’aprové de nous proveïdors o quan es fan comandes grans o complexes.
Visita i inspecció de fàbrica
Si bé visitar la fàbrica en persona pot no ser sempre factible, pot proporcionar informació valuosa sobre les operacions del proveïdor. Durant una visita a la fàbrica, es poden observar les condicions de treball, la capacitat de producció, els processos de control de qualitat i la neteja i seguretat generals de la instal·lació. Si no és possible visitar-lo en persona, considereu la possibilitat de contractar una empresa de tercers per dur a terme l’auditoria en nom vostre.
- Bones pràctiques: si és possible, organitzeu una visita a la fàbrica del proveïdor per assegurar-vos que les seves instal·lacions compleixen els vostres estàndards. Si no podeu visitar-lo, treballeu amb un servei d’inspecció de tercers per realitzar una auditoria de fàbrica.
Avaluació de la capacitat de producció del proveïdor
És essencial avaluar si el proveïdor pot complir el vostre volum de comandes i els terminis de lliurament. Una auditoria de fàbrica pot ajudar a verificar les capacitats de producció, la maquinària, la força de treball i els sistemes de gestió d’inventaris del proveïdor. Això és especialment important quan s’aprovisiona de productes en grans quantitats o quan hi ha terminis importants.
- Millor pràctica: Assegureu-vos que el proveïdor té la capacitat de producció suficient per satisfer les vostres demandes. Demaneu informació sobre el seu procés de producció, la mida de la plantilla i l’experiència passada amb comandes grans.
Protecció de la propietat intel·lectual (IP)
El subministrament de la Xina suposa un risc per a la vostra propietat intel·lectual, ja que els productes falsificats són freqüents al mercat. Per protegir els vostres dissenys, patents, marques comercials i altra informació de propietat, heu de prendre mesures proactives per garantir la vostra propietat intel·lectual abans de treballar amb un proveïdor.
Registre IP a la Xina
Registreu les vostres marques comercials, patents i dissenys amb les autoritats xineses corresponents. La Xina té un sistema de primers en presentar, és a dir, si una altra part registra la vostra propietat intel·lectual primer, pot tenir drets exclusius per utilitzar-la dins del país. El registre de la vostra IP a la Xina proporciona protecció legal i us permet emprendre accions legals si s’infringeixen els vostres drets.
- Pràctica recomanada: registreu la vostra propietat intel·lectual a l’Oficina Estatal de Propietat Intel·lectual (SIPO) de la Xina o a altres autoritats rellevants per garantir que els vostres productes estiguin protegits de la falsificació o l’ús no autoritzat.
Utilitzeu acords de no divulgació (NDA)
Quan compartiu informació de propietat amb proveïdors, com ara dissenys, tecnologia o estratègies empresarials, tingueu sempre un acord de confidencialitat (NDA). Una NDA obliga legalment el proveïdor a la confidencialitat i impedeix que revelin o utilitzin la vostra propietat intel·lectual sense el vostre permís.
- Pràctica recomanada: utilitzeu una NDA abans de compartir qualsevol informació sensible amb els proveïdors. Assegureu-vos que la NDA sigui legalment aplicable a la Xina.
Consideracions legals i clàusules contractuals
Per protegir els vostres interessos comercials i garantir que els vostres acords amb proveïdors xinesos siguin legalment sòlids, és essencial treballar amb experts legals i incloure clàusules importants als vostres contractes.
Clàusules de resolució de conflictes
Assegureu-vos que els vostres contractes incloguin una clàusula clara de resolució de disputes. Aquesta clàusula ha d’esbrinar com es tractaran les disputes, ja sigui mitjançant arbitratge, mediació o procediments legals, i quina jurisdicció s’aplicarà a les lleis. Una clàusula de resolució de disputes ben redactada pot ajudar a resoldre els problemes de manera més eficient i reduir el risc de litigis costosos.
- Pràctica recomanada: especifiqueu el mètode i la ubicació per a la resolució de disputes al vostre contracte, com ara l’arbitratge en un país neutral com Singapur o Hong Kong.
Condicions de pagament i sancions
Definiu clarament les condicions de pagament al vostre contracte, inclòs el calendari de pagaments, els mètodes de pagament acceptables i les penalitzacions per retards de pagament o incompliment. L’ús de mètodes de pagament segurs, com ara cartes de crèdit (LC) o serveis de fideïcomís, pot ajudar a protegir els vostres fons i garantir que els pagaments només es realitzin quan es compleixin les condicions.
- Pràctica recomanada: establiu condicions de pagament clares i utilitzeu mètodes de pagament segurs per protegir els vostres interessos financers quan us proveu de la Xina.
