Die Beschaffung von Produkten aus China ist zu einer Schlüsselstrategie für Unternehmen geworden, die Kosten senken und Zugang zu einer breiten Produktpalette erhalten möchten. Dieser Prozess ist jedoch nicht ohne Risiken. Gefälschte Waren, Produkte von schlechter Qualität, verspätete Lieferungen und unzuverlässige Lieferanten sind einige der Herausforderungen, denen sich Unternehmen stellen müssen. Due Diligence ist der Eckpfeiler zur Vermeidung dieser Risiken und stellt sicher, dass Ihre Beschaffung erfolgreich ist und Ihre finanziellen Interessen geschützt sind.
Die Sorgfaltspflicht bei der Beschaffung aus China umfasst gründliche Recherchen, Risikobewertungen und proaktive Schritte zur Überprüfung der Legitimität und Zuverlässigkeit der Lieferanten. Dazu gehört auch die Sicherstellung, dass die Produkte Qualitätsstandards, gesetzlichen Anforderungen und Branchenvorschriften erfüllen.
Warum Due Diligence bei der Beschaffung aus China so wichtig ist
Risiken der Beschaffung aus China
Die Beschaffung aus China bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, birgt aber auch Risiken. Die Entfernung zwischen Käufer und Lieferant, Unterschiede in der Geschäftskultur und Sprachbarrieren können zu Missverständnissen und Fehlern führen. Ohne die erforderliche Sorgfalt können Unternehmen mit ernsthaften Problemen konfrontiert werden, darunter:
- Probleme mit der Produktqualität: Erhalt von Waren, die nicht den vereinbarten Spezifikationen entsprechen oder von minderwertiger Qualität sind.
- Unterbrechungen in der Lieferkette: Verzögerungen in der Produktion oder beim Versand, die Ihren Betrieb stören und die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen können.
- Diebstahl geistigen Eigentums: Das Risiko gefälschter Waren oder der unbefugten Verwendung Ihrer geschützten Designs oder Technologien.
- Probleme mit der Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorschriften: Nichteinhaltung lokaler Gesetze, Branchenvorschriften oder Sicherheitsnormen.
Durch sorgfältige Prüfung können Sie diese Risiken verringern, indem Sie sicherstellen, dass Sie mit einem seriösen und zuverlässigen Lieferanten zusammenarbeiten, der Ihre Erwartungen hinsichtlich Qualität und Lieferung erfüllen kann.
Aufbau einer starken Beziehung zu Lieferanten
Bei der Due Diligence geht es nicht nur darum, die Legitimität des Lieferanten zu überprüfen, sondern auch darum, eine starke, langfristige Beziehung aufzubauen, die auf Vertrauen und gegenseitigem Nutzen basiert. Durch gründliche Recherche und Auswahl des richtigen Lieferanten können Sie eine bessere Kommunikation fördern, die Produktqualität verbessern und das gesamte Beschaffungserlebnis optimieren.
- Best Practice: Investieren Sie Zeit in den Aufbau einer Beziehung zu den Lieferanten und pflegen Sie während des gesamten Prozesses eine offene, transparente Kommunikation. Dadurch entsteht eine kollaborative Umgebung und eventuell auftretende Probleme können leichter gelöst werden.
Wichtige Schritte zur Durchführung der Due Diligence
Überprüfung der Lieferantenlegitimität
Der erste Schritt im Due-Diligence-Prozess besteht darin, zu überprüfen, ob Ihr potenzieller chinesischer Lieferant seriös ist und Ihren Auftrag erfüllen kann. Dazu gehört die Bestätigung seiner Geschäftsreferenzen, seiner finanziellen Stabilität und seiner Erfolgsbilanz in der Branche.
Überprüfen Sie Geschäftslizenzen und Registrierung
Als Erstes sollten Sie überprüfen, ob es sich bei dem Lieferanten um ein legitimes, registriertes Unternehmen handelt. In China müssen sich Lieferanten bei der Regierung registrieren und eine Gewerbeerlaubnis einholen. Die Gewerbeerlaubnis sollte wichtige Informationen über das Unternehmen enthalten, wie zum Beispiel:
- Firmenname und Adresse.
- Geschäftsbereich: Eine Beschreibung der Arten von Waren oder Dienstleistungen, die der Lieferant bereitstellen darf.
- Registriernummer und Dienstsiegel.
Sie können eine Kopie der Gewerbeerlaubnis anfordern und diese mit öffentlichen Unterlagen abgleichen. Einige Online-Plattformen wie Alibaba bieten Überprüfungstools an, mit denen Sie die Legitimität von Lieferanten bestätigen können.
- Best Practice: Überprüfen Sie die Gewerbeerlaubnis des Lieferanten bei der zuständigen chinesischen Regierungsbehörde, um sicherzustellen, dass sie gültig ist.
Finanzielle Stabilität und Zahlungsbedingungen
Bevor Sie eine Bestellung aufgeben, ist es wichtig, die finanzielle Stabilität des Lieferanten zu beurteilen. Dazu kann die Überprüfung seiner Kredithistorie, Zahlungsbedingungen und etwaiger früherer Probleme mit Zahlungsausfällen gehören. Es ist auch wichtig zu verstehen, wie der Lieferant Zahlungsprozesse handhabt, insbesondere bei der Zusammenarbeit mit neuen Lieferanten.
Sie können Kreditauskunfteien von Drittanbietern wie Dun & Bradstreet oder CreditSafe nutzen, um Finanzberichte über chinesische Lieferanten zu erhalten. Diese Berichte können Ihnen einen besseren Einblick in deren finanzielle Gesundheit und Geschäftstätigkeit geben.
- Best Practice: Arbeiten Sie mit Lieferanten zusammen, die klare und transparente Zahlungsbedingungen bieten. Vermeiden Sie Lieferanten, die hohe Vorauszahlungen verlangen, ohne ausreichende Sicherheiten zu bieten, oder die in der Vergangenheit finanzielle Instabilität gezeigt haben.
Verifizierungsdienste von Drittanbietern
Die Nutzung von Verifizierungsdiensten durch Drittanbieter ist eine weitere effektive Möglichkeit, die Legitimität Ihres chinesischen Lieferanten zu überprüfen. Diese Dienste können Hintergrundprüfungen bei Lieferanten durchführen, deren Fabriken inspizieren und die Produktqualität überprüfen. Viele Drittanbieter sind auf die Überprüfung von Lieferanten in China spezialisiert, darunter SGS, Bureau Veritas und Intertek.
Diese Dienste liefern wertvolle Erkenntnisse darüber, ob der Lieferant Ihre Anforderungen erfüllen kann, und bieten ein zusätzliches Maß an Sicherheit bei der Durchführung internationaler Transaktionen.
- Best Practice: Nutzen Sie Verifizierungsdienste von Drittanbietern für eine objektive Bewertung der Legitimität und der Qualitätskontrollprozesse des Lieferanten durch Dritte.
Beurteilung der Produktqualität
Einer der wichtigsten Aspekte bei der Beschaffung aus China ist die Sicherstellung, dass die Produkte, die Sie erhalten, Ihren Qualitätsstandards entsprechen. Die Sorgfaltspflicht in diesem Bereich umfasst die Bestätigung der Produktspezifikationen, Qualitätskontrollprozesse und die Durchführung von Inspektionen.
Produktspezifikationen und Anpassung
Stellen Sie sicher, dass Sie in Ihrem Vertrag klar definierte Produktspezifikationen haben. Dazu gehören detaillierte Beschreibungen des Produkts, einschließlich Materialien, Abmessungen, Design und Funktionalität. Je genauer Sie das Produkt beschreiben, desto einfacher ist es zu überprüfen, ob der Lieferant Ihre Erwartungen erfüllt hat.
- Best Practice: Erstellen Sie ein umfassendes Produktspezifikationsdokument, das alle Einzelheiten zum Produkt enthält, z. B. Qualitätsstandards, Rohstoffe, Abmessungen und Verpackungsanforderungen. Geben Sie dieses Dokument an den Lieferanten weiter und stellen Sie sicher, dass es in den Vertrag aufgenommen wird.
Qualitätskontrollsysteme und Zertifizierungen
Ein zuverlässiger Lieferant sollte über einen etablierten Qualitätskontrollprozess verfügen, um sicherzustellen, dass die Produkte die vereinbarten Spezifikationen erfüllen. Dazu können interne Qualitätskontrollteams, unabhängige Testlabore und Zertifizierungen gehören, die die Einhaltung internationaler Standards nachweisen.
Zu den üblichen Zertifizierungen, über die Lieferanten in China verfügen können, gehören:
- ISO 9001: Qualitätsmanagementsysteme.
- CE-Kennzeichnung: Konformität mit den Sicherheits-, Gesundheits- und Umweltanforderungen der Europäischen Union.
- RoHS: Beschränkung der Verwendung gefährlicher Stoffe in Elektro- und Elektronikgeräten.
Wenn Sie Produkte aus regulierten Branchen wie der Lebensmittel- oder Pharmaindustrie beziehen, stellen Sie sicher, dass der Lieferant die relevanten lokalen und internationalen Vorschriften einhält.
- Best Practice: Stellen Sie sicher, dass Ihr Lieferant über die entsprechenden Qualitätszertifikate verfügt und regelmäßige Produktprüfungen durchführt. Fordern Sie Zertifizierungsdokumente an und überprüfen Sie deren Gültigkeit.
Produktproben und Tests
Das Anfordern von Produktmustern ist eine der effektivsten Möglichkeiten, die Qualität von Waren zu überprüfen, bevor Sie eine Großbestellung aufgeben. Testen Sie die Muster auf Funktionalität, Haltbarkeit und Konformität mit Ihren Spezifikationen. Sie können auch Inspektionsdienste von Drittanbietern nutzen, um eine Qualitätskontrolle der Muster durchzuführen, bevor Sie mit einer Großbestellung fortfahren.
- Best Practice: Fordern Sie immer Produktmuster an, bevor Sie eine vollständige Bestellung aufgeben. Überprüfen Sie die Muster sorgfältig oder lassen Sie sie von Dritten testen, um sicherzustellen, dass sie Ihren Qualitätsstandards entsprechen.
Durchführen von Fabrikaudits
Eine der umfassendsten Möglichkeiten, die Fähigkeiten eines Lieferanten zu überprüfen, sind Fabrikaudits. Ein Fabrikaudit bietet Einblick in die Herstellungsprozesse, Arbeitsbedingungen, Produktionskapazität und Einhaltung von Qualitätskontrollstandards des Lieferanten. Fabrikaudits sind besonders nützlich, wenn Sie von neuen Lieferanten beziehen oder große oder komplexe Bestellungen aufgeben.
Fabrikbesuch und Inspektion
Ein persönlicher Fabrikbesuch ist zwar nicht immer möglich, kann aber wertvolle Informationen über die Betriebsabläufe des Lieferanten liefern. Bei einem Fabrikbesuch können Sie die Arbeitsbedingungen, die Produktionskapazität, die Qualitätskontrollprozesse sowie die allgemeine Sauberkeit und Sicherheit der Anlage beobachten. Wenn ein persönlicher Besuch nicht möglich ist, sollten Sie erwägen, ein Drittunternehmen mit der Durchführung der Prüfung in Ihrem Namen zu beauftragen.
- Best Practice: Vereinbaren Sie, wenn möglich, einen Besuch in der Fabrik des Lieferanten, um sicherzustellen, dass die Anlagen Ihren Standards entsprechen. Wenn Sie den Betrieb nicht besuchen können, arbeiten Sie mit einem unabhängigen Inspektionsdienst zusammen, um eine Fabrikprüfung durchzuführen.
Bewertung der Produktionskapazität des Lieferanten
Es ist wichtig zu beurteilen, ob der Lieferant Ihr Bestellvolumen und Ihre Lieferfristen einhalten kann. Ein Fabrikaudit kann dabei helfen, die Produktionskapazitäten, Maschinen, Belegschaft und Bestandsverwaltungssysteme des Lieferanten zu überprüfen. Dies ist besonders wichtig, wenn Produkte in großen Mengen beschafft werden oder wenn zeitkritische Fristen gelten.
- Best Practice: Stellen Sie sicher, dass der Lieferant über ausreichende Produktionskapazitäten verfügt, um Ihren Bedarf zu decken. Fragen Sie nach Einzelheiten zu Produktionsprozess, Belegschaftsgröße und bisherigen Erfahrungen mit Großaufträgen.
Schutz Ihres geistigen Eigentums (IP)
Die Beschaffung aus China stellt ein Risiko für Ihr geistiges Eigentum dar, da auf dem Markt häufig gefälschte Waren kursieren. Um Ihre Designs, Patente, Marken und andere geschützte Informationen zu schützen, müssen Sie vor der Zusammenarbeit mit einem Lieferanten proaktiv Maßnahmen ergreifen, um Ihr geistiges Eigentum zu sichern.
IP-Registrierung in China
Registrieren Sie Ihre Marken, Patente und Designs bei den zuständigen chinesischen Behörden. In China gilt das First-to-File-Prinzip. Wenn also eine andere Partei Ihr geistiges Eigentum zuerst registriert, hat sie möglicherweise die exklusiven Nutzungsrechte im Land. Die Registrierung Ihres geistigen Eigentums in China bietet Ihnen Rechtsschutz und ermöglicht es Ihnen, rechtliche Schritte einzuleiten, wenn Ihre Rechte verletzt werden.
- Best Practice: Registrieren Sie Ihr geistiges Eigentum beim chinesischen Staatlichen Amt für geistiges Eigentum (SIPO) oder anderen zuständigen Behörden, um sicherzustellen, dass Ihre Produkte vor Fälschungen oder unbefugter Nutzung geschützt sind.
Verwenden Sie Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs)
Wenn Sie geschützte Informationen wie Designs, Technologien oder Geschäftsstrategien an Lieferanten weitergeben, schließen Sie immer eine Geheimhaltungsvereinbarung ab. Eine Geheimhaltungsvereinbarung verpflichtet den Lieferanten rechtlich zur Vertraulichkeit und verhindert, dass er Ihr geistiges Eigentum ohne Ihre Erlaubnis offenlegt oder verwendet.
- Best Practice: Verwenden Sie eine Geheimhaltungsvereinbarung, bevor Sie vertrauliche Informationen an Lieferanten weitergeben. Stellen Sie sicher, dass die Geheimhaltungsvereinbarung in China rechtlich durchsetzbar ist.
Rechtliche Aspekte und Vertragsklauseln
Um Ihre Geschäftsinteressen zu schützen und sicherzustellen, dass Ihre Vereinbarungen mit chinesischen Lieferanten rechtlich einwandfrei sind, ist es wichtig, mit Rechtsexperten zusammenzuarbeiten und wichtige Klauseln in Ihre Verträge aufzunehmen.
Streitbeilegungsklauseln
Stellen Sie sicher, dass Ihre Verträge eine klare Klausel zur Streitbeilegung enthalten. Diese Klausel sollte darlegen, wie Streitigkeiten behandelt werden, ob durch Schiedsverfahren, Mediation oder Gerichtsverfahren, und welche Gesetze gelten. Eine gut formulierte Streitbeilegungsklausel kann dazu beitragen, Probleme effizienter zu lösen und das Risiko kostspieliger Rechtsstreitigkeiten zu verringern.
- Best Practice: Geben Sie in Ihrem Vertrag die Methode und den Ort der Streitbeilegung an, beispielsweise ein Schiedsverfahren in einem neutralen Land wie Singapur oder Hongkong.
Zahlungsbedingungen und Strafen
Definieren Sie die Zahlungsbedingungen in Ihrem Vertrag klar und deutlich, einschließlich des Zahlungsplans, der akzeptierten Zahlungsmethoden und der Strafen für verspätete Zahlungen oder Nichteinhaltung. Die Verwendung sicherer Zahlungsmethoden wie Akkreditive oder Treuhanddienste kann zum Schutz Ihrer Gelder beitragen und sicherstellen, dass Zahlungen nur erfolgen, wenn die Bedingungen erfüllt sind.
- Best Practice: Legen Sie klare Zahlungsbedingungen fest und verwenden Sie sichere Zahlungsmethoden, um Ihre finanziellen Interessen beim Einkauf aus China zu schützen.
