So schützen Sie Ihre Mittel bei der Beschaffung aus China

Die Beschaffung von Produkten aus China ist seit langem eine beliebte Geschäftspraxis für Unternehmen, die Kosten senken, auf eine breite Produktpalette zugreifen und Produktionskapazitäten im großen Maßstab nutzen möchten. Trotz der offensichtlichen Vorteile ist die Beschaffung von Waren aus China jedoch mit zahlreichen Herausforderungen und Risiken verbunden. Ohne die richtigen Vorsichtsmaßnahmen können Unternehmen Opfer von finanziellen Verlusten, Betrug und Verzögerungen werden, die ihren Betrieb erheblich beeinträchtigen könnten.

Risiken bei der Beschaffung aus China

Häufige Fehler beim internationalen Sourcing

Unternehmen, die Waren aus China beziehen, sind mit mehreren Risiken konfrontiert. Diese Risiken sind im internationalen Handel zwar üblich, werden jedoch noch größer, wenn es um unbekannte Lieferanten und unterschiedliche rechtliche Rahmenbedingungen geht. Hier sind einige der häufigsten Risiken:

• Probleme mit der Zuverlässigkeit der Lieferanten: Das größte Risiko bei der Beschaffung aus China ist die Zusammenarbeit mit einem unzuverlässigen oder unehrlichen Lieferanten. Viele Unternehmen haben Produktionsverzögerungen, minderwertige Warenqualität oder in extremen Fällen das Verschwinden von Lieferanten nach Zahlungseingang erlebt. Einige Lieferanten versprechen möglicherweise ein qualitativ hochwertiges Produkt, liefern dann aber Artikel, die Ihren Spezifikationen nicht entsprechen.
• Zahlungsbetrug: Betrügerische Aktivitäten sind ein weiteres häufiges Risiko bei Geschäften mit chinesischen Lieferanten. Einige Lieferanten bieten möglicherweise Preise an, die zu gut erscheinen, um wahr zu sein, oder verlangen unkonventionelle Zahlungsmethoden, die keinen Käuferschutz bieten, wie z. B. direkte Überweisungen. Sobald die Zahlung erfolgt ist, kann es schwierig sein, das Geld zurückzuerhalten oder Regressansprüche geltend zu machen.
• Probleme bei der Qualitätskontrolle: Die Sicherstellung der Produktqualität ist oft eine Herausforderung. Ohne klare Qualitätskontrollprozesse können Ihre Produkte beschädigt bei Ihnen ankommen oder nicht Ihren Spezifikationen entsprechen. Dies ist besonders riskant, wenn Sie Produkte importieren, um die strengen gesetzlichen Vorschriften oder Sicherheitsstandards Ihres Heimatlandes zu erfüllen.
• Rechtliche und regulatorische Komplikationen: Eine weitere Herausforderung besteht darin, sich in der chinesischen Rechtslandschaft zurechtzufinden, die ausländischen Käufern oft unbekannt ist. Fragen im Zusammenhang mit geistigem Eigentum, Produktzertifizierungen, Exportbestimmungen und Zollabfertigung können unnötige Hindernisse und Verzögerungen verursachen.

Rechtliche und regulatorische Fragen

Wenn Sie Waren aus China beziehen, ist es wichtig, die rechtlichen Rahmenbedingungen und deren Auswirkungen auf Ihr Unternehmen zu verstehen. China hat spezielle Gesetze in Bezug auf geistiges Eigentum (IP), Produktsicherheit, Arbeitsbedingungen und Umweltstandards. Obwohl China erhebliche Fortschritte bei der Stärkung des IP-Schutzes gemacht hat, kann die Durchsetzung immer noch eine Herausforderung sein. Darüber hinaus können für bestimmte Produkte, wie z. B. Elektronik oder Chemikalien, spezielle Zertifizierungen oder die Einhaltung internationaler Vorschriften erforderlich sein.

Das Verständnis dieser Komplexitäten und der richtige rechtliche Schutz sind von entscheidender Bedeutung, um Risiken zu minimieren und sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen nicht in rechtliche Schwierigkeiten gerät.

Auswahl des richtigen Lieferanten

Suche nach potenziellen Lieferanten

Einer der wichtigsten Schritte zum Schutz Ihrer Gelder bei der Beschaffung aus China ist die Auswahl des richtigen Lieferanten. Ihr Lieferant ist der Eckpfeiler Ihrer Geschäftsbeziehung, und die Wahl des falschen Lieferanten kann schwerwiegende finanzielle Folgen haben. Hier sind einige Strategien zur Recherche und Identifizierung vertrauenswürdiger Lieferanten:

• Referenzen überprüfen: Fordern Sie immer die Gewerbeerlaubnis, Fabrikzertifikate und produktspezifische Zertifikate des Lieferanten an. Sie sollten diese Dokumente über unabhängige Kanäle validieren, z. B. staatliche Datenbanken oder Drittanbieterdienste wie SGS, Bureau Veritas oder TÜV Rheinland.
• Überprüfen Sie den Ruf des Lieferanten: Suchen Sie nach Lieferanten mit einer guten Erfolgsbilanz bei der pünktlichen Lieferung hochwertiger Produkte. Recherchieren Sie die Geschichte des Lieferanten, lesen Sie Kundenbewertungen und Erfahrungsberichte und gehen Sie allen Beschwerden oder rechtlichen Problemen nach, die in der Vergangenheit aufgetreten sein könnten.
• Fordern Sie eine Fabrikprüfung oder einen Fabrikbesuch an: Wenn möglich, führen Sie einen persönlichen Besuch in der Fabrik des Lieferanten durch. Eine Fabrikprüfung kann Ihnen dabei helfen, zu überprüfen, ob der Lieferant ethische Arbeitspraktiken befolgt, internationale Qualitätsstandards einhält und im Rahmen der erforderlichen Vorschriften arbeitet. Wenn ein persönlicher Besuch nicht möglich ist, können Sie einen externen Prüfungsdienst mit der Durchführung einer Inspektion beauftragen.

Online-Lieferantenplattformen

Es gibt zahlreiche Online-Plattformen, auf denen Sie chinesische Lieferanten finden können, wie etwa Alibaba, Made-in-China und Global Sources. Diese Plattformen bieten zwar ein gewisses Maß an Transparenz, sind aber nicht narrensicher. Sie bieten Benutzerbewertungen, Bewertungen und ein gewisses Maß an Geschäftsüberprüfung, aber Sie müssen zusätzliche Schritte unternehmen, um die Legitimität jedes in Betracht gezogenen Lieferanten zu überprüfen.

• Dienste zur Unternehmensüberprüfung: Viele Plattformen bieten die Kennzeichnung „Verifizierter Lieferant“ an. Dies bedeutet jedoch nur, dass der Lieferant Unterlagen bereitgestellt oder eine Hintergrundüberprüfung durchlaufen hat. Dies garantiert nicht seine Zuverlässigkeit. Überprüfen Sie die Informationen des Lieferanten immer über externe Quellen.
• Kommunikation und Transparenz: Wenn ein Lieferant Ihre Fragen nicht klar und detailliert beantwortet oder sich weigert, Informationen über seine Betriebsabläufe weiterzugeben, sollten Sie sich alarmiert fühlen. Lieferanten, die transparent sind und bereit sind, relevante Informationen weiterzugeben, sind in der Regel vertrauenswürdiger.

Warnsignale, auf die Sie achten sollten

Es gibt mehrere Anzeichen dafür, dass ein Lieferant problematisch sein könnte:

• Unrealistisch niedrige Preise: Kostenwettbewerbsfähigkeit ist zwar wichtig, aber Preise, die deutlich unter dem Branchenstandard liegen, sollten Anlass zur Sorge geben. Extrem niedrige Preise können auf schlechte Qualität, Produktionsfehler oder sogar betrügerische Aktivitäten hinweisen.
• Druck, den vollen Betrag im Voraus zu zahlen: Seien Sie vorsichtig bei Lieferanten, die den vollen Betrag im Voraus verlangen. Seriöse Lieferanten bieten in der Regel Zahlungsbedingungen an, die eine Anzahlung (z. B. 30 %) und die Zahlung des Restbetrags nach Lieferung oder Versand beinhalten.
• Mangelnde Professionalität: Wenn die Kommunikation des Lieferanten schlecht ist oder er keine eindeutige Dokumentation liefert, kann dies auf mangelnde Professionalität oder Zuverlässigkeit hinweisen. Ein professioneller Lieferant sollte in der Lage sein, ohne Zögern eindeutige Angebote, Zeitpläne und Dokumentationen bereitzustellen.

Zahlungsmethoden und Sicherheit

Auswahl der richtigen Zahlungsmethode

Zahlungssicherheit ist bei der Beschaffung aus China von entscheidender Bedeutung. Es stehen mehrere Zahlungsmethoden zur Verfügung, jede mit ihren eigenen Vorteilen und Risiken. Hier sind einige gängige Optionen und wie Sie deren Sicherheit bewerten können:

• Akkreditiv (L/C): Ein Akkreditiv ist eine der sichersten Zahlungsmethoden bei der Beschaffung aus China. Es bietet sowohl dem Käufer als auch dem Lieferanten ein gewisses Maß an Sicherheit. Mit einem Akkreditiv garantiert die Bank des Käufers dem Lieferanten die Zahlung, sobald bestimmte Bedingungen erfüllt sind, wie z. B. der Versand der Waren gemäß Vertrag. Diese Methode reduziert das Risiko von Betrug oder Nichtlieferung erheblich.
• Banküberweisungen: Banküberweisungen sind eine beliebte Zahlungsmethode für internationale Transaktionen. Sie sind jedoch unumkehrbar und bieten wenig Schutz, sobald die Gelder überwiesen wurden. Wenn Sie eine Banküberweisung verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie den Lieferanten gründlich geprüft haben und überprüfen Sie dessen Bankdaten unabhängig.
• Treuhanddienste: Die Nutzung eines Treuhanddienstes ist eine weitere sichere Zahlungsoption. Bei einer Treuhandvereinbarung hält ein Dritter die Zahlung zurück, bis der Lieferant die Waren gemäß Vereinbarung liefert. Sobald die Waren geprüft und vom Käufer angenommen wurden, wird die Zahlung an den Lieferanten freigegeben. Diese Methode bietet mehr Sicherheit als direkte Überweisungen.
• PayPal: PayPal ist eine beliebte Wahl für kleinere Transaktionen. Es bietet Käuferschutz, d. h. wenn die Waren nicht wie vereinbart geliefert werden, können Sie einen Streitfall eröffnen. Allerdings erhebt PayPal hohe Gebühren für internationale Transaktionen, was es bei größeren Einkäufen zu einer teuren Option machen kann.

So vermeiden Sie Zahlungsbetrug

Zahlungsbetrug ist ein großes Problem bei internationalen Lieferanten. Betrügerische Lieferanten können mit Ihrem Geld verschwinden, falsche Bankdaten angeben oder versuchen, Sie dazu zu bringen, nicht nachvollziehbare Zahlungsmethoden zu verwenden. So schützen Sie sich vor Betrug:

• Verwenden Sie sichere Zahlungsmethoden: Verwenden Sie immer Zahlungsmethoden, die Käuferschutz bieten oder eine Überwachung durch Dritte beinhalten, wie etwa Akkreditive oder Treuhanddienste.
• Überprüfen Sie die Bankdaten des Lieferanten: Vertrauen Sie niemals Bankdaten, die per E-Mail gesendet werden, ohne sie zu überprüfen. Kontaktieren Sie den Lieferanten über unabhängige Kanäle, um zu bestätigen, dass die Bankdaten mit den angegebenen Daten übereinstimmen.
• Vermeiden Sie Vorauszahlungen: Die Vorauszahlung eines hohen Betrags ist riskant. Eine gute Faustregel ist, eine angemessene Anzahlung (normalerweise 30 %) auszuhandeln und den Restbetrag bei Versand oder nach Prüfung der Ware zu zahlen.

Vertrags- und Rechtsschutz

Einen klaren Vertrag aufsetzen

Ein gut formulierter Vertrag ist eine der besten Möglichkeiten, Ihre Gelder bei der Beschaffung aus China zu schützen. Ein umfassender Vertrag kann beide Parteien schützen, indem er Erwartungen, Zeitpläne und Vertragsbedingungen klar umreißt. Hier sind einige wichtige Elemente, die in Ihren Vertrag aufgenommen werden sollten:

• Zahlungsbedingungen: Definieren Sie klar, wie und wann Zahlungen erfolgen. Geben Sie die Beträge, Termine und Bedingungen für jeden Zahlungsmeilenstein an.
• Produktspezifikationen: Stellen Sie sicher, dass die Produktspezifikationen, einschließlich Qualitätsstandards, Abmessungen, Verpackung und Zertifizierungen, im Vertrag ausdrücklich angegeben sind.
• Liefer- und Versandbedingungen: Legen Sie den Lieferzeitplan, die Versandart und die für die Versandkosten verantwortliche Partei fest. Dies kann dazu beitragen, Verzögerungen zu vermeiden und Streitigkeiten darüber zu vermeiden, wer für den Versand verantwortlich ist.
• Streitbeilegungsmechanismen: Legen Sie fest, wie Streitigkeiten behandelt werden, ob durch Schiedsverfahren, Mediation oder Gerichtsverfahren. Es ist wichtig, die Gerichtsbarkeit im Voraus festzulegen, insbesondere da die chinesischen Gesetze von denen in Ihrem Heimatland abweichen können.

Nutzung von Inspektionsdiensten durch Drittanbieter

Inspektionsdienste von Drittanbietern sind ein unschätzbares Instrument, um das Risiko des Erhalts minderwertiger Produkte zu verringern. Diese Dienste können überprüfen, ob die Produkte Ihren Spezifikationen entsprechen, bevor sie versendet werden. Einige Arten von Inspektionen umfassen:

• Inspektionen vor dem Versand: Diese Inspektionen werden vor dem Versand der Waren durchgeführt, um sicherzustellen, dass Menge, Qualität und Verpackung den vereinbarten Spezifikationen entsprechen.
• Fabrikprüfungen: Bei einer Fabrikprüfung können die gesamten Betriebsabläufe der Fabrik, einschließlich Arbeitsbedingungen, Qualitätskontrollpraktiken und Ausrüstung, beurteilt werden. Ein externer Prüfer kann auch die Produktionskapazität und Zuverlässigkeit des Lieferanten bewerten.
• Labortests: In Branchen, die spezielle Produktzertifizierungen erfordern (wie etwa in der Elektronik-, Lebensmittel- oder Medizinbranche), kann durch die Durchführung von Labortests nachgewiesen werden, dass die Produkte die erforderlichen Sicherheitsstandards erfüllen.

Schutz Ihres geistigen Eigentums

Der Schutz des geistigen Eigentums (IP) ist ein wichtiges Anliegen bei der Beschaffung aus China. Obwohl China bei der Stärkung der IP-Gesetze große Fortschritte gemacht hat, bleibt die Durchsetzung eine Herausforderung. So schützen Sie Ihr geistiges Eigentum:

• Registrieren Sie Ihr geistiges Eigentum in China: Registrieren Sie Ihre Patente, Marken und Urheberrechte bei den chinesischen Behörden. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr geistiges Eigentum nach den lokalen Gesetzen geschützt ist.
• Verwenden Sie Vertraulichkeitsvereinbarungen: Bevor Sie Ihre Produktdesigns oder geschützten Informationen weitergeben, stellen Sie sicher, dass der Lieferant eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) unterzeichnet. Dies verpflichtet ihn rechtlich zur Vertraulichkeit und hilft, die unbefugte Nutzung Ihres geistigen Eigentums zu verhindern.

Überlegungen zu Logistik und Versand

Incoterms verstehen

Beim Umgang mit Lieferanten in China ist es wichtig, die Incoterms (International Commercial Terms) zu verstehen. Incoterms definieren die Verantwortlichkeiten sowohl des Käufers als auch des Verkäufers, insbesondere in Bezug auf Versand, Versicherung und Zollabfertigung. Zu den gängigen Incoterms gehören:

• FOB (Free On Board): Bei FOB-Bedingungen ist der Lieferant für die Lieferung der Waren zum Hafen und das Verladen auf das Schiff verantwortlich. Ab diesem Zeitpunkt übernimmt der Käufer die Verantwortung für Versand, Versicherung und Zollabfertigung.
• CIF (Kosten, Versicherung und Fracht): Bei CIF ist der Lieferant für die Kosten der Warenlieferung zum Hafen, die Versicherung und die Frachtkosten verantwortlich. Der Käufer übernimmt die Verantwortung, sobald die Waren den Zielhafen erreichen.

Auswahl eines Spediteurs

Ein Spediteur ist ein Vermittler, der den Versand und die Logistik Ihrer Bestellung übernimmt. Er koordiniert den Transport der Waren vom Werk des Lieferanten in Ihr Land und trägt so zu einer pünktlichen und sicheren Lieferung bei. Die Wahl eines seriösen Spediteurs kann Ihnen Zeit sparen und das Risiko von Problemen wie verspäteten Lieferungen oder beschädigten Waren verringern.

Zoll und Einfuhrgebühren

Wenn Sie Waren aus China beziehen, ist es wichtig, die Einfuhrzölle und Zollbestimmungen zu kennen. Die Kosten für den Import von Waren aus China können je nach Produktart, Herkunftsland und geltenden Zöllen variieren. Informieren Sie sich über die Einfuhrzölle und Steuern, die für Ihre Produkte anfallen können, und berücksichtigen Sie diese Kosten in Ihrem Gesamtbudget.

Sicherstellung der Produktqualität

Implementierung eines Qualitätskontrollsystems

Um zu vermeiden, dass Sie minderwertige Produkte erhalten, ist es wichtig, ein Qualitätskontrollsystem einzurichten. Hier sind einige Möglichkeiten, um die Produktqualität sicherzustellen:

• Produktmuster anfordern: Fordern Sie vor der Aufgabe einer Großbestellung immer Muster an, um die Qualität und Spezifikationen des Produkts zu beurteilen.
• Führen Sie Inspektionen im Werk durch: Zusätzlich zu Inspektionen durch Dritte können Sie Ihre eigenen Qualitätskontrollen im Werk durchführen. Wenn Sie Mitarbeiter vor Ort in China haben oder einen erfahrenen Qualitätskontrollmanager einstellen, können diese Ihnen bei der Überwachung der Produktionsprozesse helfen.

Produkttests und Konformität

Für bestimmte Produkte, insbesondere solche, die Sicherheits- oder behördlichen Anforderungen unterliegen, ist eine Prüfung unerlässlich. Arbeiten Sie mit Laboren oder Prüforganisationen zusammen, um sicherzustellen, dass Ihre Produkte die erforderlichen Standards in Ihrem Heimatland erfüllen. Dies ist insbesondere für Produkte wie Elektronik, Lebensmittel und Chemikalien wichtig, für die häufig strenge Vorschriften gelten.