L’approvvigionamento di prodotti dalla Cina è diventato una strategia chiave per le aziende che cercano di ridurre i costi e ottenere l’accesso a un’ampia gamma di prodotti. Tuttavia, questo processo non è privo di rischi. Merci contraffatte, prodotti di scarsa qualità, spedizioni in ritardo e fornitori inaffidabili sono alcune delle sfide che le aziende possono affrontare. La due diligence è la pietra angolare per evitare questi rischi, assicurando che la tua esperienza di sourcing abbia successo e che i tuoi interessi finanziari siano protetti.
La due diligence quando si fa sourcing dalla Cina implica una ricerca approfondita, una valutazione del rischio e misure proattive per verificare la legittimità e l’affidabilità dei fornitori. Include anche la garanzia che i prodotti soddisfino gli standard di qualità, i requisiti legali e le normative del settore.
Perché la due diligence è fondamentale quando si fa sourcing dalla Cina
Rischi dell’approvvigionamento dalla Cina
L’approvvigionamento dalla Cina offre alle aziende numerosi vantaggi, ma comporta anche dei rischi. La distanza tra acquirente e fornitore, le differenze nella cultura aziendale e le barriere linguistiche possono portare a incomprensioni ed errori. Senza un’adeguata due diligence, le aziende possono trovarsi ad affrontare gravi problemi, tra cui:
- Problemi di qualità del prodotto: ricezione di merci che non soddisfano le specifiche concordate o sono di qualità scadente.
- Interruzioni della catena di fornitura: ritardi nella produzione o nella spedizione che possono interrompere le operazioni e influire sulla soddisfazione del cliente.
- Furto di proprietà intellettuale: il rischio di merci contraffatte o di utilizzo non autorizzato di progetti o tecnologie proprietarie.
- Problemi di conformità legale e normativa: mancato rispetto delle leggi locali, delle normative di settore o degli standard di sicurezza.
La due diligence aiuta ad attenuare questi rischi, assicurandoti di lavorare con un fornitore legittimo e affidabile, in grado di soddisfare le tue aspettative in termini di qualità e consegna.
Costruire un solido rapporto con i fornitori
La due diligence non riguarda solo la verifica della legittimità del fornitore, ma anche la costruzione di una relazione solida e duratura basata sulla fiducia e sul reciproco vantaggio. Conducendo una ricerca approfondita e selezionando il fornitore giusto, puoi promuovere una migliore comunicazione, migliorare la qualità del prodotto e migliorare l’esperienza di sourcing complessiva.
- Best Practice: investire tempo nella creazione di un rapporto con i fornitori e nel mantenimento di una comunicazione aperta e trasparente durante tutto il processo. Ciò contribuirà a creare un ambiente collaborativo e renderà più facile affrontare eventuali problemi che potrebbero sorgere.
Passaggi chiave per condurre la due diligence
Verifica della legittimità del fornitore
Il primo passo nel processo di due diligence è verificare che il tuo potenziale fornitore cinese sia legittimo e in grado di soddisfare il tuo ordine. Ciò implica la conferma delle sue credenziali aziendali, della sua stabilità finanziaria e del suo track record nel settore.
Controllare le licenze e la registrazione aziendale
La prima cosa che dovresti fare è verificare che il fornitore sia un’azienda legittima e registrata. In Cina, i fornitori devono registrarsi presso il governo e ottenere una licenza commerciale. La licenza commerciale dovrebbe includere informazioni chiave sull’azienda, come:
- Nome e indirizzo dell’azienda .
- Ambito di attività: descrizione dei tipi di beni o servizi che il fornitore è autorizzato a fornire.
- Numero di registrazione e sigillo ufficiale.
Puoi richiedere una copia della licenza commerciale e confrontarla con i registri pubblici. Alcune piattaforme online, come Alibaba, forniscono strumenti di verifica che aiutano a confermare la legittimità dei fornitori.
- Buona pratica: verificare la validità della licenza commerciale del fornitore con l’autorità governativa cinese competente.
Stabilità finanziaria e termini di pagamento
Prima di impegnarsi in un ordine, è importante valutare la stabilità finanziaria del fornitore. Ciò può includere la revisione della sua cronologia creditizia, delle condizioni di pagamento e di eventuali problemi passati con inadempienze finanziarie. È anche importante capire come il fornitore gestisce i processi di pagamento, specialmente quando si lavora con nuovi fornitori.
Puoi utilizzare servizi di segnalazione creditizia di terze parti, come Dun & Bradstreet o CreditSafe, per ottenere report finanziari sui fornitori cinesi. Questi report possono darti una migliore comprensione della loro salute finanziaria e delle loro operazioni commerciali.
- Best Practice: Lavora con fornitori che offrono termini di pagamento chiari e trasparenti. Evita fornitori che richiedono grandi pagamenti anticipati senza offrire sufficienti garanzie o che hanno una storia di instabilità finanziaria.
Servizi di verifica di terze parti
Utilizzare servizi di verifica di terze parti è un altro modo efficace per verificare la legittimità del tuo fornitore cinese. Questi servizi possono condurre controlli dei precedenti sui fornitori, ispezionare le loro fabbriche e verificare la qualità del prodotto. Molte aziende terze sono specializzate nella verifica dei fornitori in Cina, tra cui SGS, Bureau Veritas e Intertek.
Questi servizi forniscono informazioni preziose sulla capacità del fornitore di soddisfare le vostre esigenze e offrono un livello di sicurezza durante le transazioni internazionali.
- Buone pratiche: utilizzare servizi di verifica di terze parti per una valutazione oggettiva e indipendente della legittimità del fornitore e dei processi di controllo qualità.
Valutazione della qualità del prodotto
Uno degli aspetti più critici dell’approvvigionamento dalla Cina è garantire che i prodotti ricevuti soddisfino i tuoi standard qualitativi. La due diligence in quest’area comporta la conferma delle specifiche del prodotto, dei processi di controllo qualità e lo svolgimento di ispezioni.
Specifiche del prodotto e personalizzazione
Assicurati di aver definito chiaramente le specifiche del prodotto nel tuo contratto. Ciò include descrizioni dettagliate del prodotto, inclusi materiali, dimensioni, design e funzionalità. Più sei specifico sul prodotto, più facile sarà verificare che il fornitore abbia soddisfatto le tue aspettative.
- Best Practice: redigere un documento completo di specifiche del prodotto che includa tutti i dettagli sul prodotto, come standard di qualità, materie prime, dimensioni e requisiti di imballaggio. Condividere questo documento con il fornitore e assicurarsi che sia incorporato nel contratto.
Sistemi di Controllo Qualità e Certificazioni
Un fornitore affidabile dovrebbe avere un processo di controllo qualità consolidato per garantire che i prodotti soddisfino le specifiche concordate. Ciò può includere team di controllo qualità interni, laboratori di test indipendenti e certificazioni che dimostrino la conformità agli standard internazionali.
Le certificazioni comuni che i fornitori in Cina possono avere includono:
- ISO 9001: Sistemi di gestione della qualità.
- Marcatura CE: conformità ai requisiti dell’Unione Europea in materia di sicurezza, salute e ambiente.
- RoHS: Restrizione dell’uso di sostanze pericolose nelle apparecchiature elettriche ed elettroniche.
Se ti rifornisci di prodotti in settori regolamentati, come quello alimentare o farmaceutico, assicurati che il fornitore rispetti le normative locali e internazionali pertinenti.
- Best Practice: verifica che il tuo fornitore abbia le certificazioni di qualità appropriate e che esegua test di prodotto regolari. Richiedi i documenti di certificazione e verificane la validità.
Campionamento e test del prodotto
Richiedere campioni di prodotto è uno dei modi più efficaci per verificare la qualità dei beni prima di effettuare un ordine di grandi dimensioni. Testa i campioni per verificarne funzionalità, durata e conformità alle tue specifiche. Puoi anche utilizzare servizi di ispezione di terze parti per eseguire un controllo di qualità sui campioni prima di procedere con un ordine all’ingrosso.
- Best Practice: Richiedi sempre campioni di prodotto prima di effettuare un ordine completo. Ispeziona attentamente i campioni o utilizza test di terze parti per assicurarti che soddisfino i tuoi standard di qualità.
Esecuzione di audit di fabbrica
Uno dei modi più completi per verificare le capacità di un fornitore è attraverso audit di fabbrica. Un audit di fabbrica fornisce informazioni sui processi di produzione del fornitore, sulle condizioni di lavoro, sulla capacità produttiva e sull’aderenza agli standard di controllo qualità. Gli audit di fabbrica sono particolarmente utili quando ci si rifornisce da nuovi fornitori o quando si piazzano ordini grandi o complessi.
Visita e ispezione in fabbrica
Sebbene visitare la fabbrica di persona non sia sempre fattibile, può fornire informazioni preziose sulle attività del fornitore. Durante una visita in fabbrica, puoi osservare le condizioni di lavoro, la capacità produttiva, i processi di controllo qualità e la pulizia e sicurezza generale della struttura. Se la visita di persona non è possibile, prendi in considerazione l’assunzione di una società terza per condurre l’audit per tuo conto.
- Best Practice: se possibile, organizza una visita alla fabbrica del fornitore per assicurarti che le sue strutture soddisfino i tuoi standard. Se non puoi visitarla, lavora con un servizio di ispezione di terze parti per eseguire un audit di fabbrica.
Valutazione della capacità produttiva del fornitore
È essenziale valutare se il fornitore può soddisfare il volume degli ordini e le tempistiche di consegna. Un audit di fabbrica può aiutare a verificare le capacità produttive, i macchinari, la forza lavoro e i sistemi di gestione dell’inventario del fornitore. Ciò è particolarmente importante quando si acquistano prodotti in grandi quantità o quando ci sono scadenze urgenti.
- Best Practice: assicurati che il fornitore abbia una capacità produttiva sufficiente a soddisfare le tue richieste. Chiedi informazioni sul suo processo di produzione, sulle dimensioni della forza lavoro e sull’esperienza passata con grandi ordini.
Proteggere la tua proprietà intellettuale (PI)
L’approvvigionamento dalla Cina rappresenta un rischio per la tua proprietà intellettuale, poiché i prodotti contraffatti sono prevalenti sul mercato. Per proteggere i tuoi design, brevetti, marchi e altre informazioni proprietarie, devi adottare misure proattive per proteggere la tua proprietà intellettuale prima di lavorare con un fornitore.
Registrazione IP in Cina
Registra i tuoi marchi, brevetti e design presso le autorità cinesi competenti. La Cina ha un sistema first-to-file, il che significa che se un’altra parte registra per prima la tua proprietà intellettuale, potrebbe avere diritti esclusivi per utilizzarla all’interno del paese. Registrare la tua IP in Cina fornisce protezione legale e ti consente di intraprendere un’azione legale se i tuoi diritti vengono violati.
- Buone pratiche: registra la tua proprietà intellettuale presso l’Ufficio statale per la proprietà intellettuale della Cina (SIPO) o altre autorità competenti per garantire che i tuoi prodotti siano protetti dalla contraffazione o dall’uso non autorizzato.
Utilizzare accordi di non divulgazione (NDA)
Quando si condividono informazioni proprietarie con i fornitori, come progetti, tecnologia o strategie aziendali, è sempre necessario disporre di un accordo di non divulgazione (NDA). Un NDA vincola legalmente il fornitore alla riservatezza e gli impedisce di divulgare o utilizzare la tua proprietà intellettuale senza il tuo permesso.
- Best Practice: utilizzare un NDA prima di condividere qualsiasi informazione sensibile con i fornitori. Assicurarsi che l’NDA sia legalmente applicabile in Cina.
Considerazioni legali e clausole contrattuali
Per proteggere i tuoi interessi commerciali e garantire che i tuoi accordi con i fornitori cinesi siano giuridicamente validi, è essenziale collaborare con esperti legali e includere clausole importanti nei tuoi contratti.
Clausole di risoluzione delle controversie
Assicuratevi che i vostri contratti includano una clausola chiara di risoluzione delle controversie. Questa clausola dovrebbe delineare come saranno gestite le controversie, tramite arbitrato, mediazione o procedimenti legali, e quali leggi della giurisdizione saranno applicate. Una clausola di risoluzione delle controversie ben redatta può aiutare a risolvere i problemi in modo più efficiente e ridurre il rischio di costosi contenziosi.
- Buone pratiche: specificare nel contratto il metodo e la sede per la risoluzione delle controversie, ad esempio l’arbitrato in un paese neutrale come Singapore o Hong Kong.
Termini di pagamento e penali
Definisci chiaramente i termini di pagamento nel tuo contratto, inclusi il programma di pagamento, i metodi di pagamento accettabili e le penali per i pagamenti in ritardo o la non conformità. Utilizzare metodi di pagamento sicuri come lettere di credito (LC) o servizi di deposito a garanzia può aiutarti a proteggere i tuoi fondi e ad assicurare che i pagamenti vengano effettuati solo quando le condizioni sono soddisfatte.
- Buone pratiche: stabilisci termini di pagamento chiari e utilizza metodi di pagamento sicuri per proteggere i tuoi interessi finanziari quando ti rifornisci dalla Cina.
