Het sourcen van producten uit China is een belangrijke strategie geworden voor bedrijven die kosten willen besparen en toegang willen krijgen tot een breed scala aan producten. Dit proces is echter niet zonder risico’s. Namaakgoederen, producten van slechte kwaliteit, vertraagde verzendingen en onbetrouwbare leveranciers zijn enkele van de uitdagingen waarmee bedrijven te maken kunnen krijgen. Due diligence is de hoeksteen van het vermijden van deze risico’s, zodat uw sourcing-ervaring succesvol is en uw financiële belangen worden beschermd.
Due diligence bij het sourcen uit China omvat grondig onderzoek, risicobeoordeling en proactieve stappen om de legitimiteit en betrouwbaarheid van leveranciers te verifiëren. Het omvat ook het verzekeren dat producten voldoen aan kwaliteitsnormen, wettelijke vereisten en industriële regelgeving.
Waarom due diligence cruciaal is bij het inkopen uit China
Risico’s van inkoop uit China
Sourcing uit China biedt bedrijven talloze voordelen, maar brengt ook risico’s met zich mee. De afstand tussen de koper en de leverancier, verschillen in bedrijfscultuur en taalbarrières kunnen allemaal leiden tot misverstanden en fouten. Zonder de juiste due diligence kunnen bedrijven te maken krijgen met ernstige problemen, waaronder:
- Problemen met de productkwaliteit: het ontvangen van goederen die niet voldoen aan de overeengekomen specificaties of van inferieure kwaliteit zijn.
- Verstoringen in de toeleveringsketen: vertragingen in de productie of verzending die uw bedrijfsvoering kunnen verstoren en de klanttevredenheid kunnen beïnvloeden.
- Diefstal van intellectueel eigendom: het risico op namaakgoederen of ongeautoriseerd gebruik van uw gepatenteerde ontwerpen of technologie.
- Problemen met naleving van wet- en regelgeving: Niet-naleving van lokale wetten, industriële regelgeving of veiligheidsnormen.
Met due diligence kunt u deze risico’s beperken door ervoor te zorgen dat u samenwerkt met een legitieme en betrouwbare leverancier die aan uw kwaliteits- en leveringsverwachtingen kan voldoen.
Een sterke relatie opbouwen met leveranciers
Due diligence gaat niet alleen over het verifiëren van de legitimiteit van de leverancier, maar ook over het opbouwen van een sterke, langetermijnrelatie gebaseerd op vertrouwen en wederzijds voordeel. Door grondig onderzoek te doen en de juiste leverancier te selecteren, kunt u betere communicatie bevorderen, de productkwaliteit verbeteren en de algehele sourcingervaring verbeteren.
- Best Practice: Investeer tijd in het opbouwen van een band met leveranciers en onderhoud open, transparante communicatie gedurende het hele proces. Dit zal helpen een collaboratieve omgeving te creëren en het makkelijker maken om eventuele problemen aan te pakken.
Belangrijkste stappen voor het uitvoeren van due diligence
Verifiëren van de legitimiteit van leveranciers
De eerste stap in het due diligence-proces is het verifiëren dat uw potentiële Chinese leverancier legitiem is en in staat is om uw bestelling uit te voeren. Dit omvat het bevestigen van hun zakelijke geloofsbrieven, financiële stabiliteit en staat van dienst in de industrie.
Controleer bedrijfsvergunningen en registratie
Het eerste wat u moet doen is verifiëren dat de leverancier een legitiem, geregistreerd bedrijf is. In China moeten leveranciers zich registreren bij de overheid en een bedrijfsvergunning verkrijgen. De bedrijfsvergunning moet belangrijke informatie over het bedrijf bevatten, zoals:
- Bedrijfsnaam en adres.
- Bedrijfsomvang: een beschrijving van de soorten goederen of diensten die de leverancier mag leveren.
- Registratienummer en het officiële zegel.
U kunt een kopie van de bedrijfsvergunning opvragen en deze vergelijken met openbare registers. Sommige onlineplatforms, zoals Alibaba, bieden verificatietools die helpen de legitimiteit van leveranciers te bevestigen.
- Aanbevolen werkwijze: controleer de bedrijfsvergunning van de leverancier bij de relevante Chinese overheidsinstantie om er zeker van te zijn dat deze geldig is.
Financiële stabiliteit en betalingsvoorwaarden
Voordat u een bestelling plaatst, is het belangrijk om de financiële stabiliteit van de leverancier te beoordelen. Dit kan het beoordelen van hun kredietgeschiedenis, betalingsvoorwaarden en eventuele eerdere problemen met financiële wanbetalingen omvatten. Het is ook belangrijk om te begrijpen hoe de leverancier betalingsprocessen afhandelt, vooral bij het werken met nieuwe leveranciers.
U kunt gebruikmaken van externe kredietrapportagediensten, zoals Dun & Bradstreet of CreditSafe, om financiële rapporten over Chinese leveranciers te verkrijgen. Deze rapporten kunnen u een beter inzicht geven in hun financiële gezondheid en bedrijfsvoering.
- Best Practice: Werk met leveranciers die duidelijke en transparante betalingsvoorwaarden bieden. Vermijd leveranciers die grote vooruitbetalingen vragen zonder voldoende garanties te bieden of die een geschiedenis van financiële instabiliteit hebben.
Verificatiediensten van derden
Het gebruiken van verificatiediensten van derden is een andere effectieve manier om de legitimiteit van uw Chinese leverancier te verifiëren. Deze diensten kunnen achtergrondcontroles uitvoeren op leveranciers, hun fabrieken inspecteren en de productkwaliteit verifiëren. Veel externe bedrijven zijn gespecialiseerd in het verifiëren van leveranciers in China, waaronder SGS, Bureau Veritas en Intertek.
Deze diensten bieden waardevolle inzichten in het vermogen van de leverancier om aan uw behoeften te voldoen en bieden een extra beveiligingslaag bij internationale transacties.
- Best Practice: Maak gebruik van verificatiediensten van derden voor een objectieve beoordeling van de legitimiteit en kwaliteitscontroleprocessen van de leverancier.
Productkwaliteit beoordelen
Een van de meest kritische aspecten van sourcing uit China is ervoor zorgen dat de producten die u ontvangt voldoen aan uw kwaliteitsnormen. Due diligence op dit gebied omvat het bevestigen van productspecificaties, kwaliteitscontroleprocessen en het uitvoeren van inspecties.
Productspecificaties en maatwerk
Zorg ervoor dat u duidelijk gedefinieerde productspecificaties in uw contract hebt. Dit omvat gedetailleerde beschrijvingen van het product, inclusief materialen, afmetingen, ontwerp en functionaliteit. Hoe specifieker u bent over het product, hoe gemakkelijker het zal zijn om te verifiëren dat de leverancier aan uw verwachtingen heeft voldaan.
- Best Practice: Stel een uitgebreid productspecificatiedocument op dat alle details over het product bevat, zoals kwaliteitsnormen, grondstoffen, afmetingen en verpakkingsvereisten. Deel dit document met de leverancier en zorg ervoor dat het in het contract wordt opgenomen.
Kwaliteitscontrolesystemen en certificeringen
Een betrouwbare leverancier moet een vastgesteld kwaliteitscontroleproces hebben om ervoor te zorgen dat producten voldoen aan de overeengekomen specificaties. Dit kan interne kwaliteitscontroleteams, onafhankelijke testlaboratoria en certificeringen omvatten die naleving van internationale normen aantonen.
Veelvoorkomende certificeringen waarover leveranciers in China kunnen beschikken, zijn onder meer:
- ISO 9001: Kwaliteitsmanagementsystemen.
- CE-markering: conformiteit met de veiligheids-, gezondheids- en milieueisen van de Europese Unie.
- RoHS: Beperking van gevaarlijke stoffen in elektrische en elektronische apparatuur.
Als u producten inkoopt in gereguleerde sectoren, zoals de voedingsmiddelen- of farmaceutische industrie, zorg er dan voor dat de leverancier voldoet aan de relevante lokale en internationale regelgeving.
- Best Practice: Controleer of uw leverancier de juiste kwaliteitscertificeringen heeft en regelmatig producttests uitvoert. Vraag certificeringsdocumenten op en controleer de geldigheid ervan.
Productbemonstering en testen
Het aanvragen van productmonsters is een van de meest effectieve manieren om de kwaliteit van goederen te verifiëren voordat u een grote bestelling plaatst. Test de monsters op functionaliteit, duurzaamheid en naleving van uw specificaties. U kunt ook externe inspectiediensten gebruiken om een kwaliteitscontrole op monsters uit te voeren voordat u doorgaat met een bulkbestelling.
- Best Practice: Vraag altijd productmonsters aan voordat u een volledige bestelling plaatst. Inspecteer de monsters zorgvuldig of gebruik tests van derden om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan uw kwaliteitsnormen.
Het uitvoeren van fabrieksaudits
Een van de meest uitgebreide manieren om de capaciteiten van een leverancier te verifiëren, is door middel van fabrieksaudits. Een fabrieksaudit biedt inzicht in de productieprocessen, arbeidsomstandigheden, productiecapaciteit en naleving van kwaliteitscontrolenormen van de leverancier. Fabrieksaudits zijn met name nuttig bij het sourcen van nieuwe leveranciers of bij het plaatsen van grote of complexe bestellingen.
Fabrieksbezoek en inspectie
Hoewel een persoonlijk bezoek aan de fabriek niet altijd haalbaar is, kan het waardevolle informatie opleveren over de activiteiten van de leverancier. Tijdens een fabrieksbezoek kunt u de werkomstandigheden, productiecapaciteit, kwaliteitscontroleprocessen en de algehele netheid en veiligheid van de faciliteit observeren. Als persoonlijk bezoek niet mogelijk is, overweeg dan om een extern bedrijf in te huren om de audit namens u uit te voeren.
- Best Practice: Regel indien mogelijk een bezoek aan de fabriek van de leverancier om te controleren of hun faciliteiten voldoen aan uw normen. Als u niet kunt komen, werk dan samen met een externe inspectiedienst om een fabrieksaudit uit te voeren.
Beoordelen van de productiecapaciteit van leveranciers
Het is essentieel om te beoordelen of de leverancier uw ordervolume en levertijden kan halen. Een fabrieksaudit kan helpen de productiecapaciteiten, machines, personeelsbestand en voorraadbeheersystemen van de leverancier te verifiëren. Dit is met name belangrijk bij het sourcen van producten in grote hoeveelheden of wanneer er tijdsgevoelige deadlines zijn.
- Best Practice: Zorg ervoor dat de leverancier voldoende productiecapaciteit heeft om aan uw eisen te voldoen. Vraag naar details over hun productieproces, personeelsbestand en eerdere ervaring met grote orders.
Uw intellectuele eigendom (IE) beschermen
Inkopen uit China vormt een risico voor uw intellectuele eigendom, aangezien namaakgoederen veel voorkomen op de markt. Om uw ontwerpen, patenten, handelsmerken en andere bedrijfseigen informatie te beschermen, moet u proactieve stappen ondernemen om uw intellectuele eigendom veilig te stellen voordat u met een leverancier gaat werken.
IP-registratie in China
Registreer uw handelsmerken, patenten en ontwerpen bij de relevante Chinese autoriteiten. China heeft een first-to-file-systeem, wat betekent dat als een andere partij uw intellectuele eigendom als eerste registreert, zij exclusieve rechten kunnen hebben om het binnen het land te gebruiken. Het registreren van uw IP in China biedt juridische bescherming en stelt u in staat juridische stappen te ondernemen als uw rechten worden geschonden.
- Aanbevolen werkwijze: registreer uw intellectuele eigendom bij het Chinese Bureau voor Intellectuele Eigendom (SIPO) of andere relevante autoriteiten om ervoor te zorgen dat uw producten beschermd zijn tegen namaak of ongeautoriseerd gebruik.
Gebruik geheimhoudingsverklaringen (NDA’s)
Wanneer u bedrijfseigen informatie deelt met leveranciers, zoals ontwerpen, technologie of bedrijfsstrategieën, zorg dan altijd voor een geheimhoudingsovereenkomst (NDA). Een NDA bindt de leverancier wettelijk aan vertrouwelijkheid en voorkomt dat ze uw intellectuele eigendom zonder uw toestemming bekendmaken of gebruiken.
- Best Practice: Gebruik een NDA voordat u gevoelige informatie deelt met leveranciers. Zorg ervoor dat de NDA juridisch afdwingbaar is in China.
Juridische overwegingen en contractclausules
Om uw zakelijke belangen te beschermen en ervoor te zorgen dat uw overeenkomsten met Chinese leveranciers juridisch correct zijn, is het essentieel om samen te werken met juridische experts en belangrijke clausules in uw contracten op te nemen.
Geschillenbeslechtingsclausules
Zorg ervoor dat uw contracten een duidelijke geschillenbeslechtingsclausule bevatten. Deze clausule moet aangeven hoe geschillen worden afgehandeld, via arbitrage, bemiddeling of juridische procedures, en welke wetten van welke jurisdictie van toepassing zijn. Een goed opgestelde geschillenbeslechtingsclausule kan helpen om problemen efficiënter op te lossen en het risico op kostbare rechtszaken te verminderen.
- Aanbevolen werkwijze: Geef in uw contract aan hoe en waar geschillen worden opgelost, bijvoorbeeld via arbitrage in een neutraal land als Singapore of Hongkong.
Betalingsvoorwaarden en boetes
Definieer de betalingsvoorwaarden duidelijk in uw contract, inclusief het betalingsschema, acceptabele betaalmethoden en boetes voor late betalingen of niet-naleving. Het gebruik van veilige betaalmethoden zoals Letters of Credit (LC) of escrow-services kan helpen uw fondsen te beschermen en ervoor zorgen dat betalingen alleen worden gedaan als aan de voorwaarden is voldaan.
- Best Practice: Stel duidelijke betalingsvoorwaarden op en gebruik veilige betaalmethoden om uw financiële belangen te beschermen bij inkoop uit China.
