從中國採購產品已成為尋求降低成本和獲得廣泛產品的企業的關鍵策略。然而，這個過程並非沒有風險。假冒商品、劣質產品、延遲出貨和不可靠的供應商是公司可能面臨的一些挑戰。盡職調查是避免這些風險的基石，確保您的採購經驗成功並保護您的財務利益。
從中國採購時的盡職調查涉及徹底的研究、風險評估和積極主動的措施來驗證供應商的合法性和可靠性。它還包括確保產品符合品質標準、法律要求和行業法規。
為什麼從中國採購時盡職調查至關重要
從中國採購的風險
從中國採購為企業帶來了許多優勢，但也存在風險。買方和供應商之間的距離、商業文化的差異以及語言障礙都可能導致誤解和錯誤。如果沒有適當的盡職調查，企業可能會發現自己面臨嚴重的問題，包括：
- 產品品質問題：收到的貨物不符合約定規格或品質不合格。
- 供應鏈中斷：生產或運輸延誤可能會擾亂您的營運並影響客戶滿意度。
- 智慧財產權竊盜：假冒商品或未經授權使用您的專有設計或技術的風險。
- 法律和法規合規問題：未能遵守當地法律、行業法規或安全標準。
盡職調查可確保您與能夠滿足您的品質和交付期望的合法且可靠的供應商合作，從而有助於減輕這些風險。
與供應商建立穩固的關係
盡職調查不僅是為了驗證供應商的合法性，也是為了在信任和互利的基礎上建立牢固的長期關係。透過進行深入研究並選擇合適的供應商，您可以促進更好的溝通，提高產品品質並增強整體採購體驗。
- 最佳實務：投入時間與供應商建立融洽的關係，並在整個過程中保持開放、透明的溝通。這將有助於創建協作環境，並更輕鬆地解決可能出現的任何問題。
進行盡職調查的關鍵步驟
驗證供應商的合法性
盡職調查過程的第一步是驗證您的潛在中國供應商是否合法且有能力履行您的訂單。這涉及確認他們的商業資格、財務穩定性和行業業績記錄。
檢查營業執照和登記
您應該做的第一件事是驗證供應商是否是合法的註冊企業。在中國，供應商必須向政府註冊並取得營業執照。營業執照應包含公司的關鍵訊息，例如：
- 公司名稱和地址。
- 業務範圍：對供應商被授權提供的商品或服務類型的描述。
- 註冊號碼及公章。
您可以索取營業執照副本，並將其與公共記錄進行交叉核對。一些線上平台，例如阿里巴巴，提供了驗證工具來幫助確認供應商的合法性。
- 最佳實務：與中國相關政府機構反覆核對供應商的營業執照，以確保其有效。
金融穩定與付款條件
在提交訂單之前，評估供應商的財務穩定性非常重要。這可以包括審查他們的信用記錄、付款條件以及過去的任何財務違約問題。了解供應商如何處理付款流程也很重要，尤其是在與新供應商合作時。
您可以使用第三方信用報告服務，例如 Dun & Bradstreet 或 CreditSafe，以取得中國供應商的財務報告。這些報告可以讓您更了解他們的財務狀況和業務運作。
- 最佳實務：與提供清晰透明付款條件的供應商合作。避免選擇要求大額預付款但未提供足夠擔保或有財務不穩定歷史的供應商。
第三方驗證服務
使用第三方驗證服務是驗證中國供應商合法性的另一種有效方法。這些服務可以對供應商進行背景調查、檢查其工廠並驗證產品品質。許多第三方公司專門對中國的供應商進行驗證，包括SGS、必維國際檢驗集團和Intertek。
這些服務讓您深入了解供應商滿足您需求的能力，並在進行國際交易時提供一層安全性。
- 最佳實務：利用第三方驗證服務對供應商的合法性和品質控制流程進行客觀的第三方評估。
評估產品品質
從中國採購最關鍵的方面之一是確保您收到的產品符合您的品質標準。該領域的盡職調查包括確認產品規格、品質控制流程和進行檢查。
產品規格及客製
確保您的合約中明確規定了產品規格。這包括產品的詳細描述，包括材料、尺寸、設計和功能。您對產品的了解越具體，就越容易驗證供應商是否符合您的期望。
- 最佳實踐：起草一份全面的產品規格文件，其中包括有關產品的所有詳細信息，例如品質標準、原材料、尺寸和包裝要求。與供應商共享此文件並確保將其納入合約中。
品質控制系統和認證
可靠的供應商應具有既定的品質控制流程，以確保產品符合商定的規格。這可以包括內部品質控制團隊、獨立測試實驗室以及證明符合國際標準的認證。
中國供應商可能擁有的常見認證包括：
- ISO 9001：品質管理系統。
- CE 標誌：符合歐盟安全、健康和環境要求。
- RoHS：電氣和電子設備中有害物質的限制。
如果您在食品或藥品等受監管行業採購產品，請確保供應商遵守相關的當地和國際法規。
- 最佳實務：驗證您的供應商是否擁有適當的品質認證並定期進行產品測試。索取證明文件並檢查其有效性。
產品取樣和測試
索取產品樣品是在下大訂單之前驗證商品品質的最有效方法之一。測試樣品的功能、耐用性以及是否符合您的規格。您也可以在繼續大量訂單之前使用第三方檢驗服務對樣品進行品質檢查。
- 最佳實務：在下完整訂單之前，請務必索取產品樣品。仔細檢查樣品或使用第三方測試以確保它們符合您的品質標準。
進行工廠審核
驗證供應商能力的最全面方法之一是透過工廠審核。工廠審核可以深入了解供應商的製造流程、勞動條件、生產能力以及品質控制標準的遵守情況。當從新供應商採購或下大額或複雜的訂單時，工廠審核特別有用。
工廠參觀考察
雖然親自參觀工廠並不總是可行，但它可以提供有關供應商運營的寶貴資訊。在工廠參觀期間，您可以觀察工作條件、生產能力、品質控制流程以及設施的整體清潔度和安全性。如果無法親自前往，請考慮聘請第三方公司代表您進行審核。
- 最佳實踐：如果可能，請安排參觀供應商的工廠，以確保他們的設施符合您的標準。如果您無法前往，請與第三方檢驗服務機構合作進行工廠審核。
評估供應商生產能力
評估供應商是否能夠滿足您的訂單量和交貨時間至關重要。工廠審核可以幫助驗證供應商的生產能力、機械、勞動力和庫存管理系統。當大量採購產品或有時間緊迫的截止日期時，這一點尤其重要。
- 最佳實務：確保供應商有足夠的生產能力來滿足您的需求。詢問有關他們的生產流程、勞動力規模以及過去處理大訂單的經驗的詳細資訊。
保護您的智慧財產權 (IP)
從中國採購會對您的智慧財產權構成風險，因為市場上假冒商品盛行。為了保護您的設計、專利、商標和其他專有信息，您必須在與供應商合作之前採取主動措施來保護您的智慧財產權。
中國智慧財產權註冊
向中國相關機構註冊您的商標、專利和設計。中國實行先申請制度，這意味著如果另一方先註冊您的智慧財產權，他們可能擁有在中國境內使用該智慧財產權的專屬權。在中國註冊您的智慧財產權可以提供法律保護，如果您的權利受到侵犯，您可以採取法律行動。
- 最佳實務：請向中國國家智慧財產局 (SIPO) 或其他相關機構註冊您的智慧財產權，以確保您的產品免受假冒或未經授權的使用。
使用保密協議 (NDA)
與供應商分享專有資訊（例如設計、技術或業務策略）時，請務必簽署保密協議 (NDA)。 NDA 在法律上約束供應商保密，並防止他們未經您的許可披露或使用您的智慧財產權。
- 最佳實踐：在與供應商共享任何敏感資訊之前使用保密協議。確保 NDA 在中國具有法律效力。
法律考慮因素和合約條款
為了保護您的商業利益並確保您與中國供應商的協議在法律上合理，有必要與法律專家合作並將重要條款納入您的合約中。
爭議解決條款
確保您的合約包含明確的爭議解決條款。本條款應概述如何處理爭議（無論是透過仲裁、調解或法律程序），以及適用哪個司法管轄區的法律。精心起草的爭議解決條款可以幫助更有效地解決問題並降低昂貴的訴訟風險。
- 最佳實務：在合約中指定爭議解決的方法和地點，例如在新加坡或香港等中立國家進行仲裁。
付款條件和處罰
在合約中明確規定付款條件，包括付款時間表、可接受的付款方式以及逾期付款或不合規的處罰。使用信用證 (LC) 或託管服務等安全付款方式可以幫助保護您的資金並確保僅在滿足條件時才進行付款。
- 最佳實踐：在從中國採購時，設定明確的付款條件並使用安全的付款方式來保護您的經濟利益。