Bij het sourcen van producten uit China, worden bedrijven geconfronteerd met aanzienlijke uitdagingen om ervoor te zorgen dat hun leveranciers legitiem, betrouwbaar en in staat zijn om aan kwaliteitsnormen te voldoen. Het grote aantal fabrikanten en leveranciers in China maakt het voor kopers moeilijk om onderscheid te maken tussen betrouwbare partners en partners die een risico kunnen vormen. Het verifiëren van de legitimiteit van een Chinese fabrikant of leverancier is cruciaal om fraude, producten van mindere kwaliteit en kostbare vertragingen te voorkomen.
Waarom het verifiëren van de legitimiteit van een leverancier cruciaal is
De risico’s van niet-geverifieerde leveranciers
De risico’s die gepaard gaan met het werken met niet-geverifieerde leveranciers in China kunnen aanzienlijk zijn. Deze risico’s omvatten het ontvangen van namaak- of lage-kwaliteitsproducten, het ondervinden van financiële problemen door fraude, het ervaren van vertragingen of zelfs het tegenkomen van juridische uitdagingen door het niet naleven van regelgeving. Leveranciersverificatie helpt deze risico’s te beperken door ervoor te zorgen dat de leverancier de mogelijkheid heeft om bestellingen uit te voeren en dat zij binnen de grenzen van de wet opereren.
Financieel verlies en fraude
Een primaire zorg bij het sourcen van Chinese leveranciers is het risico op financiële fraude. Oneerlijke leveranciers kunnen betalingen aannemen zonder goederen te leveren of kunnen namaakproducten leveren. In sommige gevallen kunnen leveranciers kopers misleiden met gefabriceerde productbeschrijvingen, alleen om ondermaatse of onjuiste artikelen te verzenden. Zonder de juiste verificatie kunnen bedrijven hun geld niet terugkrijgen of de leverancier aansprakelijk stellen.
Vertragingen en niet-naleving
Een ander risico betreft vertragingen in de productie of levering. Sommige leveranciers kunnen te veel productiecapaciteit beloven of de leveringstermijnen niet halen vanwege slecht management of financiële instabiliteit. Het verifiëren van de legitimiteit van een leverancier kan helpen ervoor te zorgen dat het bedrijf de benodigde infrastructuur en ervaring heeft om deadlines te halen.
Hoe u een Chinese fabrikant of leverancier kunt verifiëren
Basis leveranciersonderzoek uitvoeren
De eerste stap bij het verifiëren van de legitimiteit van een Chinese leverancier is het uitvoeren van grondig onderzoek. Dit omvat het controleren van hun bedrijfsregistratie, het bekijken van beschikbare openbare informatie en het bevestigen dat ze een legitieme bedrijfsvoering hebben. Hier zijn verschillende methoden om informatie te verzamelen:
Bedrijfsregistratiecontrole
In China moeten alle legale bedrijven zich registreren bij de overheid. De State Administration for Industry and Commerce (SAIC) is de instantie die verantwoordelijk is voor bedrijfsregistratie en het bijhouden van openbare registers van Chinese bedrijven. Bedrijven moeten een bedrijfsvergunning verkrijgen met hun officiële registratienummer, bedrijfsomvang en eigendomsgegevens.
Om de legitimiteit van een leverancier te verifiëren, vraagt u hun bedrijfsvergunning aan en gebruikt u het registratienummer om hun gegevens op de website van de SAIC te controleren. Dit bevestigt de juridische status van het bedrijf en helpt verifiëren dat het geautoriseerd is om te opereren.
- Aanbevolen werkwijze: Controleer de bedrijfsvergunning op onregelmatigheden, zoals ontbrekende informatie, en controleer de naam, het adres en de omvang van de activiteiten van de leverancier.
Controleer het adres en de contactgegevens van de leverancier
Een legitieme leverancier moet een verifieerbaar fysiek adres en telefoonnummer hebben. Sommige leveranciers, met name frauduleuze, kunnen vage of inconsistente contactgegevens verstrekken. U kunt het opgegeven adres van de leverancier vergelijken met openbaar beschikbare informatie of online tools gebruiken om de locatie te verifiëren. Een betrouwbare leverancier zal ook reageren op communicatie via zowel telefoon als e-mail.
- Best Practice: Gebruik een bedrijvengids of een externe service om de contactgegevens van de leverancier te controleren. Bezoek indien mogelijk de locatie van de leverancier of laat een extern inspectiebedrijf een bezoek brengen om het adres te bevestigen.
Gebruik verificatieservices van derden
Voor bedrijven die niet de tijd of middelen hebben om een diepgaande leveranciersachtergrondcontrole uit te voeren, bieden verificatieservices van derden een waardevolle oplossing. Deze services zijn gespecialiseerd in het verzamelen en analyseren van gegevens over Chinese fabrikanten en leveranciers, waaronder financiële status, operationele capaciteiten en wettelijke naleving.
Welke verificatiediensten van derden bieden
Externe instanties kunnen uitgebreide controles uitvoeren, waaronder het verifiëren van het volgende:
- Bedrijfsregistratie: Bevestiging van de juridische status, het eigenaarschap en de bedrijfsomvang van de leverancier.
- Financiële gezondheid: financiële rapporten en betalingsgeschiedenissen beoordelen om de financiële stabiliteit van de leverancier te beoordelen.
- Kwaliteitscontrole en naleving: ervoor zorgen dat de leverancier voldoet aan de industrienormen en wettelijke vereisten.
- Reputatie: het beoordelen van beoordelingen, referenties en feedback van eerdere klanten om de reputatie en betrouwbaarheid van de leverancier te evalueren.
Populaire verificatieservices van derden
Enkele bekende verificatieplatforms van derden voor Chinese leveranciers zijn:
- Dun & Bradstreet: Biedt kredietrapporten en gedetailleerde bedrijfsgegevens over Chinese leveranciers.
- SGS: is gespecialiseerd in inspectie-, verificatie- en certificeringsdiensten en biedt inzicht in de activiteiten van leveranciers.
- Bureau Veritas: verzorgt leveranciersaudits, productinspecties en verificaties van de toeleveringsketen.
- Made-in-China en Alibaba: Deze platforms bieden functies voor leveranciersverificatie, zoals de status van gouden leverancier, handelsgarantie en klantbeoordelingen.
- Best Practice: Gebruik een externe service die gespecialiseerd is in Chinese leveranciers en verifieerbare, actuele informatie biedt. Zorg ervoor dat de service zowel financiële als operationele beoordelingen omvat om te voorkomen dat u te maken krijgt met leveranciers met een hoog risico.
Vraag referenties en informatie over eerdere klanten op
Een betrouwbare leverancier zou referenties moeten kunnen geven van andere bedrijven waarmee ze hebben gewerkt. Contact opnemen met deze referenties is een uitstekende manier om de betrouwbaarheid, productkwaliteit en leveringsprestaties van de leverancier te beoordelen. Beoordelingen van andere klanten kunnen ook waardevol inzicht bieden in de operationele sterke en zwakke punten van de leverancier.
Hoe u om referenties kunt vragen
Wanneer u referenties opvraagt, vraag dan om informatie over bedrijven in vergelijkbare branches of met vergelijkbare behoeften als de uwe. Dit zal u in staat stellen relevante inzichten te krijgen in hoe de leverancier opereert in uw specifieke gebied. U kunt ook vragen naar het volgende:
- Productkwaliteit: In hoeverre voldeden de producten van de leverancier aan de kwaliteitsverwachtingen van de klant?
- Levertijd: Heeft de leverancier de afgesproken deadlines gehaald?
- Klantenservice: Hoe responsief en betrouwbaar was de leverancier toen er problemen ontstonden?
Online beoordelingen en reputatiecontroles
Controleer naast persoonlijke referenties ook online platforms zoals Alibaba, Made-in-China en Global Sources voor beoordelingen van de leverancier. Wees voorzichtig met leveranciers met weinig of geen beoordelingen, omdat dit kan duiden op onervarenheid of een gebrek aan transparantie. Zoek daarnaast naar feedback over hoe de leverancier problemen oplost en of ze betrokken zijn geweest bij geschillen.
- Aanbevolen werkwijze: Maak gebruik van onafhankelijke platforms zoals Trustpilot, Better Business Bureau (BBB) of consumentenforums om een objectief beeld te krijgen van de reputatie van de leverancier.
Inspecteer de fabriek en breng bezoeken aan de locatie
Bij het sourcen van een nieuwe Chinese leverancier is het raadzaam om de fabriek of productiefaciliteit van de leverancier te bezoeken. Een locatiebezoek biedt een directe mogelijkheid om de operationele capaciteiten, productieprocessen en faciliteitsomstandigheden van de leverancier te beoordelen. Het helpt ook om te verifiëren of de leverancier in staat is om grote of complexe orders uit te voeren.
Hoe voer je een fabrieksbezoek uit?
Als u de fabriek niet zelf kunt bezoeken, overweeg dan om een extern inspectiebedrijf in te huren om het bezoek namens u uit te voeren. Deze bedrijven kunnen gedetailleerde rapporten verstrekken over de faciliteiten, personeelsbezetting, apparatuur en kwaliteitscontrolepraktijken van de leverancier. Controleer tijdens een locatiebezoek op:
- Grootte van de fabriek en apparatuur: Beschikt de fabriek over voldoende ruimte en moderne apparatuur om aan uw productiebehoeften te voldoen?
- Kwaliteit van het personeel: Zijn de werknemers getraind en ervaren in het productieproces?
- Kwaliteitscontrolemaatregelen: Welke kwaliteitscontrolesystemen zijn er om de consistentie van het product te waarborgen?
- Productiecapaciteit: Kan de leverancier uw ordervolume aan, vooral als de vraag toeneemt?
De rol van audits door derden
Auditdiensten van derden kunnen helpen het risico van samenwerking met onbetrouwbare leveranciers te beperken door een onafhankelijke beoordeling van de fabriek te bieden. Deze audits beoordelen ook de naleving van milieu- en arbeidsnormen, wat uw bedrijf kan beschermen tegen juridische en reputatierisico’s.
Productmonsters verifiëren
Het verifiëren van productmonsters voordat u een grote bestelling plaatst, is een essentiële stap in het bevestigen van de legitimiteit van een leverancier. Met monsters kunt u de kwaliteit van het product beoordelen en bepalen of het aan uw specificaties voldoet.
Hoe u productmonsters kunt evalueren
Houd bij het beoordelen van productmonsters rekening met de volgende factoren:
- Kwaliteit en vakmanschap: Voldoen de producten aan de kwaliteitsnormen die u verwacht? Let op de materialen, afwerkingen en functionaliteit.
- Verpakking en etikettering: Zorg ervoor dat de producten worden verpakt en gelabeld volgens de internationale verzendnormen en uw specificaties.
- Specificaties en maatwerk: controleer of de monsters voldoen aan alle overeengekomen productspecificaties, zoals afmetingen, kleur en ontwerpkenmerken.
Beste werkwijzen voor het aanvragen van monsters
- Vraag meerdere monsters aan: vraag indien mogelijk monsters van verschillende partijen aan om consistentie te garanderen.
- Vergelijk met uw vereisten: zorg ervoor dat de monsters voldoen aan uw productvereisten voordat u een grotere bestelling plaatst.
- Maak gebruik van inspectiediensten van derden: laat een inspectiebedrijf het monster beoordelen voor extra zekerheid.
Controleer of er wordt voldaan aan de industrienormen en certificeringen
Een manier om de legitimiteit van een leverancier te verifiëren, is door te controleren of ze voldoen aan de industrienormen en certificeringen. Veel Chinese leveranciers, met name in gereguleerde industrieën zoals elektronica, textiel en voedsel, moeten voldoen aan specifieke normen voor kwaliteit, veiligheid en milieu-impact.
Productcertificeringen verifiëren
Vraag de leverancier om relevante certificeringen te verstrekken, zoals ISO-certificering, CE-markeringen, RoHS-naleving of FDA-goedkeuringen. Deze certificeringen bevestigen dat de leverancier voldoet aan internationaal erkende normen voor productie, productveiligheid en kwaliteit.
- Best Practice: Controleer de certificering bij de uitgevende instantie om er zeker van te zijn dat deze geldig en up-to-date is. Wees op uw hoede voor frauduleuze certificeringen, die gemakkelijk kunnen worden gefabriceerd door oneerlijke leveranciers.
Naleving van lokale en internationale regelgeving
Controleer naast certificeringen ook of de leverancier zich houdt aan zowel de lokale Chinese regelgeving als internationale handelsnormen. Zorg er bijvoorbeeld voor dat de leverancier zich houdt aan de exportwetten, tarieven en importbeperkingen in uw land.
- Best Practice: Werk samen met juristen die bekend zijn met zowel de Chinese regelgeving als de internationale handelsregels om naleving te garanderen.
Betalings- en transactieverificatiemethoden gebruiken
Om er zeker van te zijn dat u te maken hebt met een legitieme leverancier, gebruikt u altijd veilige betaalmethoden die kopersbescherming bieden. Veel frauduleuze leveranciers kunnen vragen om betaling via onbeveiligde methoden zoals persoonlijke bankoverschrijvingen of cryptocurrency, wat het risico op fraude vergroot.
Veilige betaalmethoden
- Letters of Credit (LC): LC’s zijn een van de veiligste methoden voor internationale transacties. Ze garanderen dat de leverancier alleen wordt betaald als aan specifieke voorwaarden is voldaan, zoals het verstrekken van de juiste verzenddocumentatie.
- Escrow-diensten: Escrow-diensten fungeren als tussenpersoon en houden de gelden van de koper vast totdat de leverancier aan zijn contractuele verplichtingen voldoet. Zo wordt gewaarborgd dat de betaling van de koper veilig is.
- Bankoverschrijvingen via geverifieerde rekeningen: controleer altijd de bankrekeninggegevens die de leverancier heeft verstrekt voordat u een betaling doet. Gebruik vertrouwde financiële instellingen met een gevestigde reputatie in de internationale handel.
Best practices voor betalingsbeveiliging
- Vermijd volledige vooruitbetalingen: onderhandel indien mogelijk over deelbetalingen die gekoppeld zijn aan productiemijlpalen of leveringsdata.
- Controleer de bankgegevens: controleer de bankrekeninggegevens van de leverancier nogmaals om frauduleuze wijzigingen te voorkomen.
- Maak gebruik van kopersbeschermingsdiensten: Maak gebruik van platforms zoals Alibaba’s Trade Assurance of PayPal voor extra beveiliging bij kleinere transacties.
